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Job Details Job order - J1016-0897 - Perm FT Title Administrative Assistant (maternity leave replacement) Category Administration / Clerical City Brossard, Quebec, Canada Job Description Administrative Assistant (maternity leave replacement) Why join us? This Administrative Assistant role will provide administration support to a team responsible for leasing retail located in Quartier Dix30. Reporting to the Director, Retail Leasing, the incumbent will be comfortable working in a fast paced, dynamic environment dealing with multiple demands, tight deadlines with minimal supervision. As a member of this team, you will be responsible for: • Document preparation - preparation of all lease proposals, term sheets, waivers and extension letters. Tracking credit reports, co-ordinate paper flow for documents, commission cheques and invoices; • Data Management - track tours and internal deal approval process (SDM) and maintain CAD files and lease outline drawings (LOD’s); • Broker Liaison and Marketing - field telephone calls and provide assistance to brokers and broker assistants (floor plans, tour requests, sales information), preparation of tour packages, email reports, update contact lists, coordinate tours, assist with promotions/events. Assist with preparation/distribution of mailers, flyers and other promotional programs; • Updating deal tracking sheets on a regular basis; • Liaise with tenant coordinator to keep construction schedules current; • Proactively highlighting any critical items in reports, schedules, invoicing, and other documentation for Managers; • Maintaining accurate tenant files; • Preparation and maintenance of quarterly reporting and annual budgets; presentations and packages; • Preparation of term sheets, letters, marketing packages; • Following-up with internal legal team and tenants on documentation • Responsible for the maintenance of the space inventory for the western properties • Administer travel schedules, booking and reservations • Compiling and submitting monthly expenses for Manager. To succeed in this role, you: High School Diploma. +3 years of administrative experience. Familiarity with Auto CAD, MS Office and Adobe software. Excellent communication skills and positive attitude. Self-motivated and proactive approach to work. Comfortable dealing with clients on the telephone; Strong organizational skills; Excellent time management skills with the ability to prioritize and multi-task; A pleasant and engaging personality is required, as there is a great deal of interaction with brokers, tenants and co-owners. Preferred: More than 4 years experience in a shopping centre/property management environment. Adjointe Administrative Pourquoi se joindre à nous? Dans le cadre de son rôle, l’adjointe administrative fournira un soutien administratif à une équipe responsable de la location de commerces de détail situés au Quartier Dix30. Relevant du directeur, Location — commerce de détail, le titulaire du poste doit être apte à travailler dans un environnement dynamique en évolution rapide et à composer avec des demandes multiples et des délais serrés, sous un minimum de supervision. En tant que membre de cette équipe, vous serez responsable de: • Préparation des documents — la préparation de toutes les propositions de location, les listes de conditions, les renonciations et les lettres de prolongation. Assurer le suivi des rapports de crédit, coordonner la circulation des documents, les chèques de commission et les factures; • Gestion des données — visite des locaux et processus d’approbation des transactions internes (NTS) et maintenir les fichiers CAD et les plans (LOD); • Liaison avec les courtiers et le Marketing — Répondre aux demandes de renseignements par téléphone et fournir un soutien aux courtiers et à leur adjointe (plans d’étage, demandes de visite, renseignements sur les ventes), préparer les voyages organisés, les rapports électroniques, mettre à jour les listes de contact, coordonner des visites, fournir du soutien lors des promotions et des événements. Aider à préparer et à distribuer des brochures publicitaires, des dépliants et d’autres programmes de promotion; • Mettre à jour des fiches de suivi des transactions sur une base régulière; • Assurer la liaison avec le coordonnateur avec les locataires afin de respecter les horaires de construction en cours • Souligner de manière proactive tous les éléments critiques dans les rapports, les horaires, la facturation et d’autres documents destinés aux gestionnaires; • Veiller en permanence à l’exactitude des dossiers des locataires; • Préparer et maintenir les rapports trimestriels, les budgets annuels, les présentations et les trousses d’informations, • Préparer les listes de condition, les lettres, les offres de marketing; • Assurer un suivi avec l’équipe juridique interne et les locataires relativement à la documentation • Assurer la maintenance du répertoire de locaux pour les propriétés de l’ouest • Gérer les horaires de voyage et les réservations • Compiler et soumettre les dépenses mensuelles au gestionnaire Pour réussir dans ce rôle, vous: Diplôme d’études secondaires 3 ans ou plus d’expérience en administration Une bonne connaissance d’Auto CAD, de la suite Microsoft Office et des logiciels Adobe Excellentes compétences en communication et une attitude positive Motivé et en mesure d’adopter une approche proactive dans son travail À l’aise de traiter avec les clients au téléphone Solides compétences organisationnelles Avoir d’excellentes compétences en gestion du temps et la capacité d’établir l’ordre prioritaire des tâches et de mener plusieurs tâches de front; Avoir une personnalité agréable et engageante, car le poste requiert beaucoup d’interactions avec les courtiers, les locataires et les copropriétaires. Compétences et expérience souhaitables : Plus de 4 ans d’expérience dans un environnement de gestion d’un centre commercial ou d’une propriété. Skills Reference 146135 Click here to apply