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Relevant du commissaire adjoint, Service de la croissance et du développement communautaire, le gestionnaire du Service à la clientèle appuiera le fonctionnement efficient et efficace du guichet unique pour l’aménagement de la Ville au moyen de la mise en œuvre de processus administratifs avancés et d’initiatives d’amélioration continue afin d’assurer l’excellence du service à la clientèle, l’établissement et la surveillance des mesures de rendement clés, y compris les délais de réponse et les objectifs des unités fonctionnelles. Guichet unique pour l’aménagement.Secteurs de résultats clés :Appuyer le fonctionnement efficient et efficace du guichet unique pour l’aménagement en assurant la qualité du service à la clientèle et en mettant en œuvre des systèmes financiers, logistiques et d’amélioration de la qualité qui répondent à ses besoins actuels et en constante évolution. Assurer la gestion des secteurs de service à l’aide des processus administratifs nécessaires pour garantir leur fonctionnement efficace et efficient en faisant ce qui suit :• examiner et mettre continuellement à jour les processus opérationnels externes et administratifs internes liés au guichet unique pour l’aménagement afin de veiller à ce qu’ils répondent aux besoins opérationnels et aux exigences prévus par la loi.• favoriser les changements au sein de l’organisation en mettant l’accent sur l’intégration de saines pratiques professionnelles, y compris l’élaboration et la mise en œuvre de méthodologies d’amélioration du service à la clientèle de qualité.• collaborer avec les organismes et les intervenants concernés en déterminant les besoins en constante évolution des citoyens relativement au guichet unique pour l’aménagement et recommander d’autres formes de prestation de services novatrices.• participer à l’élaboration des objectifs à long terme et des objectifs des services en conformité avec l’orientation stratégique globale de l’organisation.Assurer la gestion du service à la clientèle et du personnel de soutien administratif en ce qui concerne l’équipe du comptoir d’accueil du guichet unique pour l’aménagement. Soutenir les clients et former les employés grâce à un leadership efficace en faisant ce qui suit :• gérer la relation du service à la clientèle pour le guichet unique pour l’aménagement, assurer l’excellence en matière de service à la clientèle et le traitement efficace et en temps opportun des demandes des clients et des réponses à ces demandes.• établir et communiquer des attentes claires en matière de rendement en ce qui concerne l’équipe administrative de première ligne, y compris la mise en œuvre d’une pratique de gestion quotidienne.• gérer le suivi et la communication régulière des mesures et des indicateurs de rendement clés (IRC) du service.• superviser le déroulement du flux de travail en ce qui a trait aux demandes traitées par le guichet unique pour l’aménagement, élaborer des améliorations pour les processus de réception et d’approbations des permis et le dépannage des problèmes avec les processus de déroulement du travail, y compris la liaison avec les équipes techniques du Service à la clientèle et d’autres secteurs de service, comme le service des finances et le service de la TI, afin de mettre en œuvre les améliorations des processus.• fournir un milieu de travail sécuritaire, de qualité et motivant aux membres de l’équipe administrative de première ligne afin d’obtenir des résultats.• gérer la formation et le perfectionnement des employés.• régler les problèmes avec sensibilité, confidentialité et efficacité et selon les pratiques organisationnelles en matière de RH.• parrainer et participer au programme de santé et sécurité de la Ville et assurer le respect de la Loi sur l’hygiène et la sécurité au travail du Nouveau-Brunswick et des règlements connexes, ainsi que des politiques et des procédures d’hygiène et de sécurité de la Ville de Saint John.Assurer l’intégrité financière, l’efficacité du rendement et le fonctionnement du guichet unique pour l’aménagement en faisant ce qui suit :• planifier, créer et surveiller les besoins en ressources pour le guichet unique pour l’aménagement.• préparer divers rapports et présenter les données et les mesures du rendement du guichet unique pour l’aménagement, ainsi que les tendances des activités liées aux permis, au besoin.• élaborer des repères, des mesures de rendement et des systèmes de production de rapport pour mesurer et faire le suivi de l’efficacité du service relativement à la portée, à la qualité, aux délais et aux coûts.• effectuer une analyse systématique régulière du rendement du service et produire les rapports pertinents pour assurer la responsabilisation et l’amélioration continue.• examiner la planification des programmes, solliciter les commentaires du personnel du service, coordonner, préparer et présenter l’analyse des indicateurs de rendement clé au commissaire et à l’équipe de direction du Service de la croissance et du développement communautaire, ainsi qu’au comité de la croissance du Conseil.Faciliter les efforts d’amélioration continue des secteurs de service en agissant comme gestionnaire du projet ou du programme dans le cadre de diverses initiatives du service, en prenant en charge des tâches de gestion supplémentaires et en participant à des affectations connexes, au besoin.Améliorer la capacité des secteurs de service à remplir son mandat en étant un membre prisé de l’équipe de leadership.
Le candidat retenu doit avoir :• un diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe.• au moins cinq (5) ans d’expérience progressive dans un milieu de travail axé sur le client et le public.• au moins cinq (5) ans d’expérience de la direction et de la gestion d’équipes interfonctionnelles diversifiées.Compétences et aptitudes essentielles : • Esprit d’analyse, résolution de problèmes et gestion des conflits.• Gestion du temps, sens de l’organisation et capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps.• Compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations de travail et à travailler de façon autonome et en tant que membre d’une équipe; à assurer la liaison entre les clients internes et externes et entre eux; et à interagir avec le personnel à tous les niveaux de la direction.• Approche très organisée, cohérente, méthodique et professionnelle.• Capacité à travailler en respectant les lignes directrices établies avec un minimum de supervision.• Les bases de données et les méthodes et compétences en matière d’analyse des données sont préférées, de même que les compétences en matière de saisie précise des données.• Excellente communication orale et écrite.• Maîtrise de MS Word, Excel et PowerPoint.Le candidat retenu aura un horaire de travail qui comprend une semaine de travail comprimée de quatre jours (du lundi au jeudi), conformément à la Politique de semaine de travail comprimée récemment adoptée par la ville. L’horaire de travail est susceptible d’avoir des modifications en fonction des besoins organisationnels.Employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi :La Ville de Saint John est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous nous engageons à recruter du personnel représentatif de la diversité des collectivités dans lesquelles nous vivons et des populations que nous servons. Nous encourageons et soutenons les candidatures des autochtones, des personnes en situation de handicap et des membres des minorités visibles. Les candidats qui appartiennent à ces groupes et qui répondent aux exigences requises se verront accorder une préférence au moment de la sélection.Seulement les candidatures reçues en ligne seront prises en compte dans ce processus. Les candidats qualifiés doivent envoyer leur lettre de motivation et leur curriculum vitae à l’adresse suivante : Ville de Saint John À l’attention de : Comité de recrutement www.saintjohn.ca (carrières/possibilités d’emploi)Seules les personnes sélectionnées pour la suite du processus seront avisées. Des tests peuvent être effectués dans le cadre de l’examen d’une candidature à un emploi.
