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Job Details Job order - J1216-0038 - Full Time Title Administrative Assistant / Adjoint(e) à la direction du chef de l’exploitation | Québec Category Administration City St Laurent, Quebec, Canada Job Description Administrative Assistant / Adjoint(e) à la direction du chef de l’exploitation | Québec At First Canadian Title (FCT), we are proud of our success and excited about our future potential. It is our employees' dedication and ongoing pursuit of excellence that has made us Canada's leading provider of title insurance. Our employees are encouraged to harness new ideas, to unleash their imaginations and to create innovative products and services, as well as persistently seek ways to improve our service and respond to our customers' needs. Our employees are people whose passion for their work, commitment to customers, contributions to the company and influence on its corporate culture are what create and grow FCT. We are continually searching for great talent; individuals who possess a deep commitment to the customers and markets we serve. We are currently seeking an Administrative Assistant to the Chief Operations Officer, Quebec, who would like to join a company that is committed to the success of each employee and offers challenge, purpose and the opportunity to grow both personally and professionally in a team-oriented environment. Reporting to the Chief Operations Officer, Quebec you will undertake the following: - Provide administrative support primarily to the COO and his management team, specifically, Business Development and Sales Director as well as the Director, Legal, Claims & Underwriting - Provide a highly confidential service, organize and coordinate day-to-day activities, prioritize workflow, manage correspondence and prepare required meeting material for the COO - Manage and maintain Outlook calendars, anticipating issues and proactively initiate appropriate action to ensure the most effective use of the COO’s time while ensuring priority matters are addressed - Review all daily internal and external email correspondence and communications in confidence, with the ability to follow through with al action items and take direction to complete tasks as requested in a competent and professional manner - Prepare PowerPoint presentations - Plan and coordinate travel - Manage sponsorship and donation requests - Maintain and update the various databases - Collaborate, coordinate and plan management meetings, keep minutes of meetings - Propose and organize team activities to build team spirit - Prepare, submit and monitor systems for vacation and payroll - Actively participate as a Quebec ambassador in the management of programs such as 4U, Kaizen and CARE - Communicate with employees reporting directly to the Chief Operating Officer, clients, suppliers and employees at all levels, including third parties - Minimum of 7 years of administrative experience in a similar role - Excellent verbal and written communication skills - Master in French and advance working knowledge of English - Highly engage and a great sense of urgency - Able to maintain a very high level of confidentiality, organization and accuracy - Proactive in administration and problem solving - Strong interpersonal and diplomacy skills and high level of ease with senior management - Represent the COO brand and manage situations on his behalf with sound judgment and discretion - Ability to perform multiple tasks and effectively manage competing priorities in a complex, high-pace, demanding environment with many changes - Ability to triage tasks on behalf of the Chief Operating Officer - Anticipate needs, adapt to situations and be an agent of change - Ability to work in a team or independently - Superior computer skills and mastery of the MS Office suite. This role functions from Monday to Friday with some flexibility required to meet business and customer needs. The role is based in the Montreal (St-Laurent) FCT office. Travel will be required from time to time to the Oakville FCT offices. We offer a competitive compensation & employee benefits plan as well as an RRSP/Annual Incentive Program. We thank all applicants for their interest; however only those individuals selected for an interview will be contacted. FCT is an Equal Opportunity employer. Thank you for choosing FCT! Adjoint(e) à la direction du chef de l’exploitation | Québec Chez FCT nous sommes fiers de notre succès et de notre avenir prometteur. Ce sont le dévouement et la poursuite de l'excellence de nos employés qui ont fait de nous le chef de file canadien en matière d'assurance titres. Nos employés sont encouragés à exploiter de nouvelles idées, à laisser aller leur imagination et à créer de nouveaux produits et des services, de même qu'à constamment rechercher de nouvelles manières d'améliorer notre service à la clientèle et de répondre aux besoins de nos clients. C’est grâce à la passion pour leur travail de nos employés, leur engagement envers la clientèle, leur contribution à l’entreprise et leur influence sur la culture d’entreprise que FCT a pu être créée et se développer. Nous sommes toujours à la recherche d’excellents talents, de personnes qui font preuve d’engagement profond envers la clientèle et le marché que nous desservons. Nous recherchons un(e) adjoint(e) à la direction du chef de l’exploitation | Québec, qui aimerait se joindre à une entreprise qui s’est engagée envers le succès de chacun de ses employés et qui offre des défis, des objectifs et des occasions de croître, tant au niveau personnel que professionnel, dans un environnement axé sur le travail d’équipe. Relevant du chef de l’exploitation – Québec, vous devrez : • Être adjoint(e) à la direction principalement au chef de l’exploitation et à son équipe direction dont le vice-président développement des ventes et des affaires et le directeur principal - affaires juridiques, souscription et réclamations. • Donner au chef de l’exploitation un service extrêmement confidentiel. • Gérer et maintenir le calendrier, anticiper les problèmes et prendre les mesures appropriées de manière proactive afin de maximiser l’horaire du chef de l’exploitation tout en assurant que les priorités soient traitées en conséquence. • Organiser et coordonner les activités quotidiennes, établir les priorités des tâches à exécuter, gérer la correspondance et préparer le matériel nécessaire pour les réunions du chef de l’exploitation. • Réviser toute la correspondance par courriel, à l’interne et à l’externe, ainsi que toutes les communications sur une base quotidienne tout en faisant un suivi de toutes les mesures à prendre et suivre les instructions pour faire les tâches demandées. • Concevoir et préparer des présentations. • Planifier et coordonner les déplacements. • Gérer les demandes de commandites et de dons. • Mettre à jour les diverses bases de données. • Collaborer, coordonner et planifier les réunions de gestion. • Tenir les minutes des réunions. • Proposer et organiser des activités d’équipe visant à renforcer l’esprit d’équipe. • Préparer, soumettre et surveiller les systèmes de données pour les vacances et les paies. • S’impliquer activement comme représentant du Québec dans la gestion des programmes tels que Pour Vous, Kaizen et CURE. • Communiquer avec les employés relevant directement du chef de l’exploitation, les clients, les fournisseurs et les employés de tous les niveaux, y compris ceux des tiers. • Un minimum de 7 ans d’expérience en administration dans un rôle similaire. • Excellentes aptitudes verbales, écrites et de communication. • Maîtrise du français et connaissance avancée de l’anglais. • Avoir un fort sentiment d’urgence et d’engagement. • Capacité à maintenir un très haut niveau d’exactitude, d’organisation et de confidentialité. • Habilités à être proactif au niveau de l’administration et de la résolution de problème. • Solides compétences en relations interpersonnelles et en diplomatie et faire preuve d’un haut niveau d’aisance avec la gestion de la haute direction. • Représenter la marque du chef de l’exploitation et gérer les situations en son nom, avec un bon jugement et de la discrétion. • Habiletés à effectuer plusieurs tâches et à gérer efficacement les priorités concurrentes dans un environnement complexe, à rythme élevé, exigeant avec de nombreux changements. • Capacité à effectuer le triage des tâches au nom du chef de l’exploitation. • Faire face à des situations très stressantes tout en restant calme et positif. • Anticiper les besoins, s’adapter aux situations et être un agent de changement. • Capacité à travailler en équipe ou de manière indépendante. • Compétences supérieures en informatique et bien maîtriser la suite MS Office. Nous offrons une rémunération concurrentielle et un régime d’avantages sociaux ainsi qu’un régime de REER/programme de prime annuelle. Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature à ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue. FCT est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Merci de choisir FCT! Skills Reference 267023 Click here to apply