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Le titulaire du poste, qui relève du gestionnaire, Service à la clientèle et opérations, Croissance et services communautaires, est responsable de diverses tâches administratives visant à fournir le soutien nécessaire à l’équipe de direction, aux clients de première ligne, aux comités du Conseil et à tout le personnel du service. Le titulaire du poste est principalement responsable de fournir un soutien de première ligne aux clients et d’appuyer les divers programmes et services offerts par le domaine de services, en veillant à ce que les services soient fournis de manière efficace et à ce que les processus atteignent les objectifs du domaine de services.Domaines de résultats clés :Assurer le fonctionnement efficace et efficient du comptoir d’accueil du Guichet unique comme suit :• recevoir, aiguiller et filtrer les visiteurs, les appels téléphoniques et les demandes de renseignements par courriel, tout en offrant un service à la clientèle de grande qualité pour assurer une réponse rapide aux demandes des domaines de services du service; • recevoir diverses demandes de permis, traiter diverses demandes d’aménagement, de frais et de dépôts du service et assurer la prestation d’un soutien intersectoriel pour tous les aspects du guichet unique;• examiner, entrer des données pour diverses applications municipales et faire le suivi des demandes tout au long du processus d’approbation. Consulter l’équipe technique sur les demandes de renseignements posées au comptoir;• mettre à jour et tenir à jour la base de données et les systèmes de classement (papier et numérique) pour tous les services liés au service;• veiller à ce que toutes les communications externes soient surveillées et mises à jour au besoin, y compris la messagerie vocale, les boîtes de courriel, le site Web et les bibliothèques de photos;• assurer la suppléance des autres adjoints administratifs du service en fonction des besoins.Soutenir le commissaire, le sous-commissaire et les comités de fonctionnaires du Conseil, y compris le Comité consultatif d’urbanisme et le Conseil d’aménagement du patrimoine, souvent en dehors des heures normales de bureau, en fournissant un soutien administratif essentiel comme suit :• organiser, assister, rédiger les procès-verbaux, préparer et distribuer les ordres du jour et assurer le suivi; • effectuer des activités de recherche en ligne ou d’autres activités pour appuyer l’équipe de direction et les demandes de droit à l’information;• rédiger ou créer divers correspondances, mémoires, rapports et présentations au nom des domaines de services du service;• fournir le soutien nécessaire au contrôle de la qualité, au formatage et à la présentation en temps opportun des rapports du service et des modifications aux règlements au Conseil ou aux comités du Conseil; • préparer des rapports sur les domaines de services liés aux activités d’aménagement, aux cibles des domaines de services et à d’autres fonctions des domaines de services, y compris, mais sans s’y limiter, la production de revenus, le développement économique et les affaires intergouvernementales.Veiller à ce que les exigences législatives soient respectées en ce qui concerne les processus d’urbanisation et d’aménagement :• traiter les exigences relatives aux avis publics et à la publicité; • préparer une liste d’envoi pour les avis du service et les envois postaux exigés par la loi, ainsi que la correspondance liée aux questions de conformité; • mettre à jour et tenir à jour les feuilles de calcul pour les programmes de subventions du service, y compris, mais sans s’y limiter, les subventions incitatives du Programme du patrimoine et les subventions de l’aménagement et l’octroi de subventions.Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre du domaine de services ou à la mobilisation de la municipalité auprès du public, des clients, des intervenants, des partenaires ou du personnel de la Ville comme suit :• fournir un soutien pour les mobilisations, y compris la coordination des horaires, des salles de réunion et des lieux de réunion, de la publicité, de la préparation de l’ordre du jour, de la restauration et de l’organisation des réunions;• assister à des réunions, souvent en dehors des heures de bureau, afin d’assurer le bon déroulement des réunions;• préparer et tenir à jour les communications promotionnelles et de service à la clientèle au nom du service.Fournir un soutien à l’administration du budget et à la gestion des salaires comme suit :• entrer les demandes d’achat ou de contrat et les destinataires dans le système et préparer les bons de paiement; • préparer les demandes de factures, de soldes et de réapprovisionnement de la petite caisse et vérifier les achats individuels par carte d’entreprise;• fournir un soutien administratif à la paie, y compris la saisie des heures de la paie;• aider à la préparation du budget annuel;• compiler des données provenant de diverses sources pour les présentations annuelles au Conseil commun, le budget fondé sur les services et les rapports annuels.
Certification :Maîtrise et niveau de connaissance des systèmes Microsoft Office.Éducation :Un diplôme en administration des affaires du Collège communautaire du Nouveau-Brunswick, un certificat en administration des affaires 1 et 2 de l’Université du Nouveau-Brunswick ou un programme équivalent est exigé.Compétences :Le poste exige de solides compétences et une expérience en service à la clientèle, d’excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi qu’une capacité éprouvée à travailler dans un environnement dynamique et exigeant qui est axé sur le public. Expérience :Une expérience d’au moins un an dans un poste semblable est exigée.Le candidat retenu aura un horaire de travail qui comprend une semaine de travail comprimée de quatre jours (du lundi au jeudi), conformément à la Politique de semaine de travail comprimée récemment adoptée par la ville. L’horaire de travail est susceptible d’avoir des modifications en fonction des besoins organisationnels.Employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi :La Ville de Saint John est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous nous engageons à recruter du personnel représentatif de la diversité des collectivités dans lesquelles nous vivons et des populations que nous servons. Nous encourageons et soutenons les candidatures des autochtones, des personnes en situation de handicap et des membres des minorités visibles. Les candidats qui appartiennent à ces groupes et qui répondent aux exigences requises se verront accorder une préférence au moment de la sélection.Seulement les candidatures reçues en ligne seront prises en compte dans ce processus. Les candidats qualifiés doivent envoyer leur lettre de motivation et leur curriculum vitae à l’adresse suivante : Ville de Saint John À l’attention de : Comité de recrutement www.saintjohn.ca (carrières/possibilités d’emploi)Seules les personnes sélectionnées pour la suite du processus seront avisées. Des tests peuvent être effectués dans le cadre de l’examen d’une candidature à un emploi.
