Technicien ou technicienne en administration - Enseignement médical

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Numéro du poste :
J0622-1101
Titre d'emploi du poste :
Technicien ou technicienne en administration - Enseignement médical
Date d'affichage début :
Le 14 septembre 2022
Date de fin d'affichage :
Le 30 septembre 2022
Catégorie d'emploi :
Administration, gestion des ressources humaines et finances
Niveau de responsabilité :
Employé
Statut de l'employé :
Temps plein temporaire
Niveau de scolarité :
DEC
Salaire :
2,421.00 $ - 3,232.00 $ Horaire
Nombre de postes :
1
Villes et Arrondissements :
Montréal

Description de l’établissement

Le personnel du CIUSSS du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal (CCSMTL) est réparti dans plus de 135 installations.
Le CCSMTL se démarque par sa large gamme de services pour des clientèles variées avec des mandats locaux, régionaux et suprarégionaux.
Il cumule plusieurs désignations et mandats universitaires en : jeunesse, dépendance, réadaptation, gériatrie, inégalités sociales, unité de médecine familiale, santé publique.
Il contribue ainsi à la formation académique, au développement et au partage des savoirs scientifiques.

Description du poste

1. SOMMAIRE ET DESCRIPTION DE LA FONCTION

1.1 Libellé de la convention collective

Personne qui effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l’analyse de données.

Ce titre d’emploi comprend également la personne qui est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et qui voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Doit détenir, selon le champ d’activités requis, un diplôme de fin d’études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport.

Cet emploi comprend également les personnes qui, suite à une expérience pertinente, détiennent un certificat d’études collégiales en techniques administratives.


1.2 Sommaire des responsabilités

Sous l’autorité de la chef de service – Bibliothèques et Soutien à l’enseignement universitaire, le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec des adjoints à l’enseignement universitaire du CIUSSS et de l’université, du spécialiste en procédés administratifs et des médecins. Il réalise des tâches reliées à la coordination des stages universitaires (particulièrement du domaine médical) et au soutien de la gestion administrative.

1.3 Fonctions générales

En collaboration avec l’équipe des adjoints à l’enseignement :
* Assurer la prise en charge de la logistique des stages de médecine,
pharmacie et médecine dentaire sous la responsabilité de la Direction de l’enseignement universitaire et de la recherche;
* Assurer la mise à jour des bases de données des activités d’enseignement de sorte à documenter en continu l’accueil de stagiaires dans l’établissement, à alimenter les tableaux de bord annuel en enseignement et faciliter la reddition de comptes aux différentes instances concernées (MSSS, universités, établissements d’enseignement, etc.) ;
* Assurer un soutien administratif aux travaux des différents comités associés aux activités d’enseignement et coordonne l’organisation de l’accueil des stagiaires ;
* Soutenir le développement de la recherche médicale en milieu hospitalier ;
* Apporter un soutien au développement des outils informatiques; Développe et met à jour la documentation pour l’accueil des stagiaires ;
? Développer, en collaboration avec le spécialiste en procédés administratifs et l’équipe de l’enseignement médical, des outils et processus pour la gestion de stages ;
? Tenir à jour le registre des lieux de stages ;
? Assurer la mise à jour des contrats de résident et d’assistant coordonnateur.

1.4 Fonctions spécifiques

Volet coordination des stages universitaires
? Déterminer la capacité d’accueil du milieu avec les responsables d’enseignement, et ce, pour chacune des spécialités et types de stages en collaboration avec le directeur local de l’enseignement ;
? Recevoir et traiter les demandes de stages individuelles et celles en provenance des autres milieux de stage et en coordonner le processus d’approbation ;
? Ouvrir les dossiers des nouveaux résidents et en assurer le suivi jusqu’à la fin de résidence ;
? Planifier l’accueil annuel des résidents ;
? Planifier et élaborer les horaires de garde de la résidence, de l’externat et autres activités d’enseignement selon les exigences, en collaboration avec les responsables de stage ;
? Assurer le suivi des évaluations de stagiaires sur le portail de l’université ;
? Planifier et coordonner avec les agents administratifs, l’accueil périodique des stagiaires et faciliter leur intégration dans le milieu de stage ;
? Tenir à jour le catalogue de stages en fonction de la capacité d’accueil du milieu ;
? Compiler la statistique des stages en médecine, toutes disciplines et niveaux confondus, en prévision du rapport annuel de l’établissement ;
? Transmettre différentes informations relevant de sa compétence aux partenaires internes et externes (Collège des médecins du Québec, universités, GMF-U et départements du CCSMTL) ;
? Voir à l'application de l’entente collective de la Fédération des médecins résidents du Québec en tenant compte des politiques de la Faculté de médecine de l'Université de Montréal, et des politiques et procédures CIUSSS du Centre-Sud-de-l ’Île-de-Montréal ;
? Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat ;

Volet administratif
? Assurer le suivi de la facturation des activités d’enseignement ;
? Assurer la gestion de la petite caisse de l’enseignement médical ;
? Produire divers rapports à la demande ;

1.5 Prestation sécuritaire des soins et services

Sécurité des usagers
Cette personne contribue aux activités continues de la qualité des soins et services et de la gestion des risques de la façon suivante :
? Participe à l’amélioration continue de la sécurité et de la qualité des services ;
? Contribue au maintien d’un environnement et d’une pratique sécuritaire par le respect et l’application des politiques, procédures et règlements en vigueur au sein de l’établissement ;
? Déclare toute situation à risque (incident) ou accident, collabore à l’analyse de l’évènement et procède à la démarche de divulgation d’un accident survenu à un usager à la demande de son supérieur immédiat ;
? Participe à l’identification et à l’application de solutions en vue d’éviter toute récurrence d’un évènement indésirable ;
? S’informe et participe à la formation offerte concernant la prestation sécuritaire de soins et services.

Sécurité au travail
Cette personne participe activement à l’identification des dangers pour sa santé, sa sécurité et son intégrité physique, participe à la recherche de solutions et à leur mise en application.

Mesures d’urgence
Cette personne applique le plan des mesures d’urgence.

Prévention des infections
Cette personne applique les mesures de prévention et de contrôle des infections.

Prévention de la violence en milieu de travail
Cette personne signale toute forme de conflit, de harcèlement ou de violence dont il est témoin ou qu’il subit.

2. EXIGENCES

2.1 Formation académique

DEC en technique administrative (ou dans une discipline appropriée) d’une école reconnue par le Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur.
Ou
AEC en technique administrative (si expérience pertinente).
* Nous avons besoin d'une preuve de diplôme dans le repère québécois : soit un diplôme obtenu au Québec, soit une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec.

2.2 Expériences et autres

- Détenir au minimum 1 année d’expérience en gestion de stages médicaux (un atout)
- Connaissance de l’application de gestion de stages Medsis (un atout)
- Aisance à travailler dans plusieurs bases de données, à croiser les données et à en analyser les résultats
- Connaissances intermédiaires des systèmes de gestion de contenu Web/intranet
- Posséder une très bonne connaissance de la grammaire française
- Maîtrise avancée des logiciels Word, Excel, Power Point et Access

2.3 Compétences-clé

* Sens de l’analyse
* Souci du détail
* Entregent
* Autonomie
* Discrétion
* Capacité à gérer les priorités
* Capacité de travailler en équipe
* Capacité d’adaptation
* Capable de s’exprimer clairement tant à l’oral qu’à l’écrit
* Capacité à traiter les dossiers de façon confidentielle

2.4 Tests à compléter
Français (niveau intermédiaire)
Excel (niveau avancé)
Word (niveau intermédiaire)
Test de secteur en enseignement médical

Port d’attache : Hôpital Notre-Dame (1560 Rue Sherbrooke E, Montréal, QC H2L 4M1)

Note : L’utilisation du genre féminin ou masculin dans ce texte vise uniquement à en faciliter et en alléger la lecture et la compréhension et ne doit pas être considérée comme une forme de discrimination. Les titres, statuts ou autres termes s’appliquent donc autant aux femmes qu’aux hommes, indistinctement.

Information additionnelle

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.